A criação de relatórios gerenciais faz parte da rotina de qualquer negócio. Eles garantem que gestores e analistas possam identificar facilmente o posicionamento da companhia diante do seu mercado de atuação e avaliar quais são as melhores decisões que podem ser tomadas em médio e longo prazo.

Além disso, eles auxiliam na melhor execução de processos administrativos e na resolução de problemas. Quer saber mais sobre os relatórios gerenciais e como eles são aplicados no ambiente de importação de produtos? Então, confira o nosso post abaixo!

O que são os relatórios gerenciais de importação?

Os relatórios gerenciais são documentos administrativos que centralizam um conjunto de informações relevantes para o negócio. Eles são construídos para permitir a visualização, de um modo claro e objetivo, de um conjunto de informações sobre o estado da companhia, os seus indicadores, o nível de qualidade dos processos, os resultados comerciais e o cenário do mercado.

Quando aplicados a processos de importação, os relatórios gerenciais permitem que o gestor tenha uma visão completa sobre todos os recursos que foram investidos nessa área, os produtos com maior volume de compras e os tipos de mercadorias importadas. Eles também podem apontar determinadas informações, como:

  • as despesas logísticas durante o período e o seu impacto no orçamento da empresa;
  • o perfil das operações logísticas;
  • os tributos pagos pelo negócio;
  • a quantidade de compras feitas no exterior em vários períodos;
  • o índice de pedidos que foram retidos pela fiscalização aduaneira.

Quais os objetivos desse tipo de documento?

Os relatórios gerenciais de importação são cruciais para as operações do negócio. Eles auxiliam o gestor a ter uma visão estratégica sobre a posição financeira da companhia, o fluxo de mercadorias no estoque, os gastos do setor de compras e o peso dos tributos pagos.

Com tais dados, a empresa pode otimizar diferentes pontos da sua rotina administrativa e financeira. O planejamento de embarques, por exemplo, conseguirá identificar quais são as formas de otimização reduzindo assim as despesas logísticas.

Já o time de compras pode se planejar melhor. Comunicando-se com o setor de estoque, será mais fácil definir a melhor hora de importar alguma mercadoria. Em outras palavras, os relatórios gerenciais de importação são fundamentais para o negócio identificar as melhores formas de adquirir produtos no exterior. Isso reduzirá erros, compras com valor acima do esperado e atrasos causados por falta de mercadorias.

Quais os tipos de relatórios gerenciais de importação?

Conforme a demanda interna, uma série de relatórios gerenciais pode ser emitida pelos profissionais que atuam com a importação de mercadorias. Confira alguns deles abaixo!

Volume de compras de origem estrangeira

Esse relatório auxilia o negócio a identificar a quantidade de compras feitas em outros países em comparação ao volume de aquisições feitas no mercado interno. Com os dados contidos no documento, a companhia pode identificar o tamanho das suas operações em moedas estrangeiras.

Dessa forma, o negócio pode se preparar melhor para variações cambiais e o pagamento de tributos. Além disso, ficará mais fácil identificar a possibilidade de otimizar as suas rotinas de compras priorizando o mercado interno.

Despesas logísticas

O relatório gerencial de importações focado nas despesas logísticas tem a descrição de todos os custos que estão relacionados com o manejo do produto. Isso inclui, mas não se limita a itens como taxas portuárias e aeroportuárias, gastos com armazenagem e de frete. Todos influenciam nos custos de aquisição de um produto e devem ser conhecidos para que a empresa adote a estratégia mais adequada.

Tributos pagos

Esse documento dá ao gestor a possibilidade de identificar o fluxo de recursos que foi direcionado, em um determinado período, para o pagamento de tributos de importação. Essa é uma informação de grande importância para os profissionais de gestão tributária: com os dados em mãos, é possível melhorar o modo como as compras são realizadas e, assim, evitar o pagamento de tarifas em excesso.

Prazos

Ideal para otimizar o planejamento operacional, esse documento permite que a companhia visualize de modo abrangente o Lead Time de todas as mercadorias que forem importadas pela companhia. Em muitos casos, ele pode ser maior do que o tempo necessário para adquirir um produto no mercado interno. Portanto, saber essa informação pode ser fundamental para a qualidade do processo de vendas.

Com o conhecimento dos prazos, o planejamento de embarques pode, por exemplo, identificar quais são as estratégias capazes de eliminar custos e prazos. Dessa forma, a companhia sempre terá os produtos que precisa no momento certo.

Como um bom sistema de gestão pode auxiliá-lo na criação de novos relatórios?

Para a criação de relatórios gerenciais, um bom sistema de gestão pode ser considerado um investimento estratégico. Essa ferramenta auxilia gestores a visualizarem informações de modo centralizado e, assim, agilizar a criação de novos documentos.

A integração da ferramenta de gestão com outros softwares auxilia a empresa a ter um ambiente centralizado para identificar todos os detalhes sobre o fluxo de importações. Em outras palavras, a companhia terá um hub para identificar atrasos, entregas dentro do prazo, custos operacionais e outros fatores que influenciam no seu fluxo operacional. Como consequência, o tempo gasto compilando dados será muito menor.

Além disso, a criação dos relatórios será mais dinâmica e precisa. Os analistas contarão com um maior número de informações, mais adequadas e alinhadas com a realidade da empresa. Dessa forma, todas as áreas relacionadas com a importação de mercadorias tomarão decisões em conjunto.

A criação de documentos que auxiliam o negócio a rastrear os seus processos é algo que faz parte da rotina de qualquer companhia. O gerenciamento de atividades administrativas é uma tarefa complexa e, com os relatórios, o gestor consegue identificar melhor a situação da companhia sem deixar de atender a demandas críticas.

Para quem trabalha com importações, os relatórios gerenciais são ainda mais importantes. Eles permitem que as rotinas fiscais, tributárias e administrativas sejam executadas sem erros e com menos riscos.

Como consequência, o negócio terá mecanismos para utilizar as rotinas de importação como um fator estratégico. A empresa poderá identificar quais pontos precisam de melhorias e, assim, desenvolver rotinas de trabalho de alta performance.

Portanto, sempre busque estratégias para criar relatórios gerenciais livres de erros, bem detalhados e claros. Assim, as rotinas administrativas terão mais abertura para gerar bons resultados e a companhia poderá definir estratégias de mercado mais competitivas.

Quer saber como otimizar as suas rotinas internas com um bom sistema de gestão? Então, fale com a gente!